Dieser Abschnitt beschreibt folgende Themen:

• wie man sucht
• wie man erweiterte Suchausdrücke angibt
• wie man nach Sonderzeichen und Schlüsselwörtern und sucht und
• wie man Suchausdrücke im Zusammenhang mit Thesauren verwendet.

Um eine Suchanfrage in Direct Info einzugeben, schreiben Sie einfach einige sprechende Worte in das Textfeld. Dann drücken Sie die Eingabetaste (oder klicken auf der Button Suche) um eine Liste passender Treffer zu erhalten. Das System durchsucht den Inhalt der Dokumente in den ausgewählten Dokumentengruppen und findet die Dokumente, in denen die Suchbegriffe stehen. Dann wird eine Punktzahl berechnet, die die Relevanz der gefundenen Dokumente in Bezug auf die Suchbegriffe darstellt. Die Dokumente mit der höchsten Bewertung werden als erste in der Ergebnisseite aufgeführt.

Um eine erweiterte Suche durchzuführen, nutzen Sie die im folgenden dargestellten Schlüsselwörter (Ausdrücke).

Suchausdrücke können verknüpft werden, um eine bessere Treffergenauigkeit zu erreichen. Die folgenden reservierten Wörter und Sonderzeichen können genutzt werden:

AND (&)
Mit AND wird nach Dokumenten gesucht, die alle genannten Suchbegriffe enthalten.
Beispiel: "Katze AND Hund"

OR (|)
Mit OR wird nach Dokumenten gesucht, die einen der genannten Suchbegriffe enthalten.
Beispiel: " Katze OR Hund "

NOT (~)
Mit NOT wird nach Dokumenten gesucht, die einen Suchbegriffe enthalten, aber einen anderen nicht.
Beispiel: " Katze NOT Hund "

Patzhalter (_, %)
Platzhalter können für Mustersuchen genutzt werden. "_" stellt genau ein Zeichen dar, "%" steht für kein, ein oder mehrere Zeichen.
Beispiel 1: "_und" sucht nach Hund, Mund, kund, etc.
Beispiel 2: "H%d" sucht nach Hund, Hand, Harald, etc.

ACCUMulate (,)
Mit ACCUM wird nach Dokumenten gesucht, die einen der genannten Suchbegriffe enthalten. Die accumulate-Funktion gewichtet die Dokumente nach der Gesamtzahl der gefundenen Suchbegriffe innerhalb des Dokuments.
Beispiel: Die Suche nach " Katze, Hund, Pferd" findet alle Dokumente, die mindesten einen der Suchebegriffe enthalten. Die Dokumente, die alle Begriffe enthalten, werden als erstes angezeigt.

MINUS (-)
Mit MINUS wird nach Dokumenten gesucht, die einen Suchbegriff enthalten, wobei das Vorhandensein eines anderen Begriffs die Reihenfolge so beeinflußt, dass Dokumente mit diesem zweiten Begriff in der Ergebnisliste später aufgeführt werden
Beispiel: "Tier - Katze "

NEAR (;)
Mit NEAR wird die Punktzahl eines Dokuments umso höher, je näher die gesuchten Begriffe im Dokument beieinander stehen.
Beispiel: "NEAR((Katze, Hund))"

SOUNDEX (!)
Mit SOUNDEX (!) wird die Suche so erweitert, dass auch Worte gefunden werden, die ähnlich klingen.
Beispiel: "!Meier" findet auch Maier, Mayer, Meyer usw.

STEM ($)
Mit STEM ($) wird auch nach Worten gesucht, die den gleichen Wortstamm wie der Suchbegriff haben.
Beispiel: "$schreien"sucht auch nach schreit, schrie, schreiend usw.

Bei der Suche nach Sonderzeichen und reservierten Wörtern ist folgendes zu beachten:

• Sonderzeichen wie "_" and "%" haben in DirectInfo eine besondere Bedeutung und müssen deshalb besonders gekennzeichnet werden, wenn nach solchen Zeichen gesucht werden soll. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: durch voranstellen von "\" oder durch markieren des Suchbegriffs mit geschweiften Klammern "{}". Beispielsweise kann nach „Mein_Test_Wort“ mit „Mein\_Test\_Wort“ oder mit „{Mein_Test_Wort}“ gesucht werden.
• DirectInfo-Schlüsselwörter wie SYN, NEAR, etc. müssen ebenfalls gekennzeichnet werden, damit nach ihnen richtig gesucht wird. Beispielsweise muss die Suche nach “syn” mit dem Ausdruck "{syn}" ausgeführt werden.
• Bei der Indizierung nutzt DirectInfo eine Liste mit Stopwörtern, um diese nicht in die Indizierung mit einzubeziehen, weil sie für den Kontext nicht von Bedeutung sind. Solche Stopwörter sind beispielsweise "womit, bin, doch, ist, sind, war". DirectInfo findet bei der Suche nach solchen Wörtern keine Dokumente.

Folgende Ausdrücke werden im Zusammenhang mit Thesauren verwendet:

• SYNonym (SYN)
   mit dem Synonymoperator (SYN) wird die Suche auf alle Begriffe ausgeweitet, die in einem Thesaurus als Synonym für den angegebenen Suchbegriff definiert sind.
  Beispiel: "SYN(Hund)"
• about(Ausdruck)
  Mit ABOUT wird die Trefferzahl gegenüber der einfache Suche ohne den Operator erhöht.
  Beispiel: 'about(Fußball Regeln in internationalen Wettbewerben)' In diesem Beispiel findet DirectInfo alle Dokumente mit den Themen Fußball, Regeln oder internationale Wettbewerbe.
• BT(Begriff[(Kriterium)])
  Erweitert die Suche um den Begriff, der im Thesaurus als Oberbegriff (Broader Term) zum angegebenen Begriff aufgeführt ist. Kriterium spezifiziert den Oberbegriff näher.
  Beispiel: 'BT(Hahn)'
  Wenn Ventil ein Oberbegriff für (Wasser-)Hahn und Vogel ein Oberbegriff für Hahn (Geflügel) ist und kein Kriterium angegeben ist, wird die Suche zu “Hahn OR Ventil OR Vogel” erweitert. Wenn Geflügel als Kriterium angegeben ist, wird die Suchanfrage “BT(Hahn [Geflügel]” erweitert zu “Hahn ORVogel).
• BTG(Begriff[(Kriterium)])
  Erweitert die Suche um den Begriff, der im Thesaurus als allgemeiner (generischer) Oberbegriff  zum angegebenen Begriff aufgeführt ist.
• BTP(Begriff[(Kriterium)])
  Erweitert die Suche um den Begriff, der im Thesaurus als partitiver Oberbegriff zum angegebenen Begriff aufgeführt ist.
• BTI(Begriff[(Kriterium)])
  Erweitert die Suche um den Begriff, der im Thesaurus als übergeordnete Fallbezeichnung (beispielhafter Oberbegriff; Broader Instance Term) zum angegebenen Begriff aufgeführt ist.
• NT(Begriff[(Kriterium)])
  Erweitert die Suche um die Begriffe, die im Thesaurus als Unterbegriff (Narrower Term) zum angegebenen Begriff aufgeführt sind.
• NTG(Begriff[(Kriterium)])
  Erweitert die Suche um die Begriffe, die im Thesaurus als allgemeiner (generischer) Unterbegriff zum angegebenen Begriff aufgeführt sind.
• NTP(Begriff[(Kriterium)])
  Erweitert die Suche um die Begriffe, die im Thesaurus als partitiver Unterbegriff zum angegebenen Begriff aufgeführt sind.
• NTI(Begriff[(Kriterium)])
  Erweitert die Suche um die Begriffe, die im Thesaurus als untergeordnete Fallbezeichnung (beispielhafter Unterbegriff; Narrower Instance Term) zum angegebenen Begriff aufgeführt sind.
• PT(Begriff)
  Ersetzt den angegebenen Begriff durch den dafür im Thesaurus als bevorzugter Begriff angegebenen.
  Beispiel: der Begriff „Automobil“ hat als bevorzugten Begriff „Auto“ im Thesaurus. Eine PT-Suche nach „Automobil“ zeigt alle Dokumente an, die „Auto“ enthalten. Dokumente die nur „Automobil“, aber nicht „Auto“ enthalten, werden nicht angezeigt.
• RT(Begriff)
  Erweitert die Suche um eine Begriffe, die im Thesaurus als verwandte Begriffe (Related Term) zum angegebenen definiert sind.
  Beispiel: “Hund” hat den verwandten Begriff “Wolf”. Eine RT-Suche nach Hund findet alle Dokumente die „Hund“ oder „Wolf“ enthalten.
• TR(Begriff[, Sprache])
  Erweitert die Suche um alle fremdsprachlichen Entsprechungen (Translation) des Suchbegriffs.
  Beispiel: die Untersuchung steht folgender Eintrag für Katze: Katze, spanisch: gato, englisch: cat. Um alle Dokumente zu finden die „Katze“ oder die spanische Übersetzung enthalten, wird der Suchbegriff folgendermaßen eingegeben: TR(Katze, spanish. Damit wird nach “Katze OR gato” gesucht. Wenn ein englischer Thesaurus benutzt wird, muss bei Sprache die englische Form („spanish“) angegeben werden.
• TRSYN(Begriff[, Sprache])
  Erweitert die Suche um alle fremdsprachlichen Entsprechungen (Translation) des Suchbegriffs sowie Synonyme und deren fremdsprachliche Entsprechungen.
  Beispiel: In einem Thesaurus steht: Katze, spanisch: gato, englisch: cat. SYN Raubtier, spanisch zu Raubtier: despredador. TRSYN(Katze, spanisch) sucht nach “Katze OR gato ORRaubtier OR despredador“.
• TT(Begriff)
  Ersetzt den angegebenen Begriff durch den obersten Oberbegriff (Top Term) der Standardhierarchie.
  Beispiel: Der oberste Oberbegriff zu “Hund” ist “Tier”. Eine TT-Suche nach Hund ermittelt alle Dokumente, die “Tier”enthalten. Dokumente, die nur “Hund”, aber nicht „Tier“ enthalten, werden nicht gezeigt.

Die Suche nach Dokumenten zu einem bestimmten Thema ist so einfach wie das eingeben einer Frage, oder nur ein oder zwei Wörter, in das Feld Schlüsselwörter bei den Suchoptionen. Sie können einfache Suchen durchführen oder erweiterte Suchen, bei denen verschiedene Optionen wählbar sind.

Sie können einfache Wort eingeben und sofort nach Dokumenten suchen, die dieses Wort enthalten. Weitere Eingaben sind nicht nötig

Wenn sie beispielsweise Informationen über „Test“ finden wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie "Suche" im Menü aus.
2. Geben Sie das Wort „Test“ ein. Der eingegebene Text überschreibt den vorhandenen Text.
3. Führen sie einen der folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf den "Suche"-Button.
• Drücken Sie die Eingabetaste, um die Suche zu beginnen.

Die Suchmaschine sucht Ihren Text in allen Dokumentengruppen. Dies ist standardmäßig voreingestellt. Das Suchergebnis für „Test“ erscheint im rechten Rahmen. Die Dokumente nahmen werden als Hyperlinks dargestellt. Durch Klicken auf den Link wird das entsprechende Dokumente geöffnet.

Sie können das Suchoptionen-Bedienfeld auf den erweiterten Modus umschalten. Damit können Sie die Suche eingrenzen, indem sie eine komplexere Suchanfrage definieren.

Weiter können Sie:

• eine oder mehrere unterschiedliche Dokumentengruppen auswählen
• einige Dateioptionen spezifizieren: Typ, Name, Größe und Datum
• Werte bestimmter Parameter, die die Darstellung des Suchergebnis beeinflussen, spezifizieren

In die erweiterte Suchbegriffeingabe gelangen Sie, indem sie auf den Link "Erweitert" klicken. Dann können Sie komplexere Suchanfragen definieren, wie zum Beispiel:

1. Im Feld “mit allen Wörtern:” geben Sie “Pflanzen” ein.
2. Im Feld “und mit dem genauen Ausdruck:“ geben Sie „Bestimmen und Erkennen“ ein.
3. Im Feld “und mit irgendeinem der Wörter:” geben Sie “Blume Baum” ein.
4. Im Feld “und ohne die Wörter:” geben Sie “Strauch” ein.
5. Klicken Sie auf Suche.

Die Suchanfrage wird automatisch zusammengestellt und lautet: “Pflanzen & {Bestimmen und Erkennen} & (Blume | Baum) ~ Strauch“. Nähere Informationen finden Sie in den Abschnitten Erweiterte Ausdrücke und Erweiterte Suche im Zusammenhang mit Thesauren.


 Wenn sie die Suche auf eine oder mehrere Dokumentengruppen einschränken wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Geben Sie Suchbegriffe wie oben beschrieben ein.
2. Klicken Sie auf “Suchen in” oder den Knopf mit den Nach-Unten-Pfeilen rechts neben dem Text. Es erscheint eine Liste aller Dokumentengruppen.
3. Während sie den Namen der Dokumentengruppen, in der Sie suchen wollen, aus.
4. Wenn sie in weiteren Dokumentengruppen suchen wollen, halten sie die „Strg“- oder die Umschalttaste gedrückt und klicken auf den Namen der weiteren Dokumentengruppe.
5. Klicken Sie auf Suche.

 Wenn sie den Inhalt aller Felder auf den Ursprungszustand zurücksetzen wollen, drücken Sie auf „Zurücksetzen“.

Sie können in einer begrenzten Mengen von Dateien suchen, indem sie die Dateioptionen nutzen. Um einen bestimmten Dateinamen oder -erweiterung, einen Dateityp, eine Dateigröße oder einen Datumsbereich festzulegen gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf „Dateioptionen“oder den Knopf mit den Nach-Unten-Pfeilen rechts neben dem Text. Ein Bedienfeld mit einigen Text-und Auswahlfeldern erscheint.
2. Im Feld “Name:” geben Sie ein Wort ein, das Sie im Dateinamen finden wollen.
3. Wenn sie nach einem bestimmten Dateityp suchen wollen, wählen Sie diesen aus der Liste im Feld „Typ:” aus.
4. Geben Sie die gewünschte Dateigröße in KB an und werden Sie die zusätzliche Bedingung „Mindestens“ oder „Höchstens“ aus.
5. Wählen Sie im Feld „Datum:“ ein entsprechendes Zeitfenster aus. Im Feld „Nach Datum (DD.MM.JJJJ)“können Sie einen Zeitbereich selbst festlegen, indem sie ein Anfangs- und ein Enddatum eingeben.

 Hinweis:  Dateioptionen können auch ohne weitere Suchanfrage festgelegt werden. So ist eine Suche der nach Dateien mit bestimmten Eigenschaften möglich. Diesen

Neben den Filteroptionen gibt es die Möglichkeit festzulegen, wie die Treffer (Dokumente die den Suchkriterien entsprechen) angezeigt werden.
Sie können die Darstellungsoptionen folgendermaßen einstellen:

1. Klicken Sie auf „Darstellungsoptionen“oder den Knopf mit den Nach-Unten-Pfeilen rechts neben dem Text. Ein Bedienfeld mit einigen Text-und Auswahlfeldern erscheint.
2. Durch Markieren des Ankreuzfeldes „Textabschnitte anzeigen:“ schalten Sie das anzeigen von Textausschnitten unter den Treffern in der Trefferanzeige ein. Ohne die Anzeige von Textausschnitten werden die Treffer schneller angezeigt. Wenn dieses Feld nicht markiert ist, sind die drei Felder nicht verfügbar, da sie dann ohne Bedeutung sind.
3. Geben Sie eine Zahl zwischen einzelnen fünf einen um die „Anzahl der Textausschnitte“, die angezeigt werden sollen, zu bestimmen.
4. Geben Sie im Feld „Textausschnittgröße“ eine Zahl zwischen einzelnen an 140 ein, um die Größe der Textausschnitte zu bestimmen. Die diesen Parameter bestimmen Sie, aus wieviel Zeichen der Textausschnitt besteht, der das gesuchte Wort oder die gesuchte Phrase enthält.
5. Geben Sie im Feld „Ballontextausschnittgröße“ eine Zahl zwischen 1 und 800 ein. Damit bestimmen Sie, aus wieviel Zeichen der Textausschnitt besteht, der in einem Hilfeballon angezeigt wird.
6. Geben Sie im Feld „Treffer pro Seite“ eine Zahl zwischen 1 und 30 ein. Damit bestimmen Sie, wieviele Treffer (Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen) auf einer Ergebnisseite angezeigt werden.
7. Geben Sie im Feld „Angezeigte Seiten“ eine Zahl zwischen 1 und 30 ein. Damit begrenzen Sie die Anzahl der Seiten für das Ergebnis.
8. Wählen Sie aus der Liste er Ergebnis sortieren nach aus, nach welchem Kriterium die Trefferliste geordnet sein soll.

Nachdem Sie Suche gedrückt haben, sehen sie die Ergebnisseite. Diese enthält die Treffer (Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen)
Die wichtigsten Elemente der Ergebnisseite sind:

• Überschrift: dieser Zeit die Suche nach Frage, die Anzahl der angezeigten Treffer und die Gesamtzahl der gefundenen Treffer.
• Navigationslinks: "Zurück", "Weiter" und die Anzahl sowie Seitennummern der verfügbaren Ergebnisseiten. Bitte beachten Sie, dass der Link "Zurück" nicht angezeigt wird, wenn die erste Seite angezeigt ist, und der Link "Weiter" auf der letzten Seite nicht angezeigt wird. Die Nummer der aktuellen Seite ist in rot hervorgehoben.
• Treffer: die Dokumente, die den Suchkriterien entsprechen, sind in der Liste unter den Navigationslinks angezeigt. Jeder Treffer hat eine eindeutige Nummer. Die Treffer sind nach der Punktzahl (dieses die Standardeinstellung), nachdem Datum oder nach der Dokumentengruppe geordnet. Der Dokumentenname ist fett gedruckt so dass einfach identifiziert werden. Diesem kann ein Symbol weißes Kreuz in rotem Kreis folgen, das angezeigt, dass die Datei nicht mehr vorhanden ist. Wenn die Datei seit der Indizierung geändert wurde, ist das Symbol eine weise Tilde in grünem Kreis .
• Textausschnitten: eine oder mehrere Textzeilen, die die Suchanfrage im Kontext des Dokuments. Das gesuchte Wort ist in rot und fetter Schrift hervorgehoben. Falls nach mehreren Wörtern gesucht wurde, ist nur das erste Wort rot und die weiteren schwarz.
• Textausschnitte in Hilfeballon: größere Textausschnitten werden in einem Hilfeballon angezeigt, wenn der Mauszeiger über einem hervorgehobenen Wort im Textfragment steht. Damit werden auch größere Texte im Zusammenhang mit den gesucht wird, angezeigt, um dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, einen größeren Zusammenhang zu sehen.
• Dokumenteigenschaften und Trefferkontext: unterhalb der Textausschnitte werden bestimmte Dateieigenschaften angezeigt: Größe, Datum, Dokumentengruppen, Zeitpunkt der letzten Indizierung. Diese Angaben können mittels der entsprechenden Parameter in den Einstellungen (Menü Einstellungen/Einstellungen Seite Kontext zu Suchergebnissen) ausgeblendet werden. Ausgeblendete Informationen werden weiterhin im Tooltip, der eingeblendet wird, wenn die Maus über den Dateinamen bewegt wird, angezeigt.
• <>Optionssymbole: diese Symbole erscheinen am unteren Ende jedes Treffers. Mit dem einen kann der Ordner geöffnet werden, in dem sich das Dokument befindet (sofern der Ordner freigegeben ist). Mit dem anderen kann das Dokument als HTML Seite geöffnet werden.
  

• Eindeutige Nummer in der Trefferliste;
• Dokumentenname, eventuell gefolgt von einem Symbol, das angibt, dass das Dokument im Dateisystem nicht mehr existiert (weißes Kreuz in rotem Kreis: ), bzw. dass das Dokument seit der Indizierung geändert wurde (weiße Tilde in grünem Kreis);
• Dokumentengröße;
• Dokumentendatum;
• Zeitpunkt der letzten Indizierung;
• Bewertung (Relevanz der gefundenen Dokumente in Bezug auf die Suchbegriffe);
• Aktionssymbole: zum öffnen des Ordners, in dem sich die Datei befindet, zum Öffnen der HTML-Ansicht des Dokuments usw.
• Textausschnitte: eine oder mehrere Textzeilen, die die Suchanfrage im Kontext des Dokuments. Das gesuchte Wort ist in roter und fetter Schrift hervorgehoben. Falls nach mehreren Wörtern gesucht wurde, ist nur das erste Wort rot und die weiteren schwarz.

Zur Zeit stehen folgende Dienstprogramme zur Verfügung::

<>Bericht über den Dokumentenstatus

Dieser Report zeigt den Status eines Dokuments innerhalb DirectInfo sowie einige Eigenschaften dazu an. Dazu wird der Pfad und der Dateiname im Feld “Dokumentenname” eingegeben und der Button “Status prüfen” gedrückt.

Hinweis: Der Pfad muss so angegeben werden, wie er DirectInfo zur Indizierung angegeben wurde. Wenn beispielsweise der Name des PC, auf dem sich die gewünschte Datei befindet, “MeinPC” ist und sich die Datei dort im Ordner Dokumente des Laufwerks C: befindet, kann auf das Dokument lokal mit „C:\Dokumente\Dokument.doc“ oder vom Netzwerk mit „\\MeinPC\Dokumente\Dokument.doc“ (wenn Dokumente ein freigegebener Ordner ist) zugegriffen werden. Wenn jedoch dieses Dokument von DirectInfo mit dem Startverzeichnis „\\MeinPC\Dokumente\Dokument.doc“ indiziert wurde, kann hier auch nur so auf den Dokumentenstatus abgefragt werden.

Im Fenster weiter unten ist ein Baum der Dokumentengruppen und der dazugehörenden Startverzeichnisse vom Typ Datei angezeigt. Durch Klicken auf ein Startverzeichnis wird dieses in die Zwischenablage kopiert. Es kann dann in das Feld Dateiname eingefügt werden, von wo aus mit dem Button „Browse“ der Dateiauswahldialog für dieses Verzeichnis aufgerufen werden kann. Ein dort ausgewähltes Dokument wird ins Feld „Dateiname“ übernommen.

Hinweis: Nur Startverzeichnis im UNC-Format werden als Hyperlinks angezeigt und können in die Zwischenablage kopiert werden. Hintergrund ist, dass Pfade der Form „C:\verzeichnis…“ im Dateiauswahldialog als Verzeichnis auf dem PC interpretiert wird, auf dem der Dialog gestartet wird. Dies ist meist nicht das tatsächliche DirectInfo Startverzeichnis.

Bei jedem Startverzeichnis gibt es einen „…“- Button. Wenn man darauf klickt, öffnet sich ein Fenster, das alle in DirectInfo verfügbaren Dateien zu diesem Startverzeichnis anzeigt. Näheres hierzu finden Sie unter Gruppe/Startverzeichnis zugehörige Dokumente

Dokumentengruppen in DirectInfo sind logisch definierte Gruppen, die Dokumente aus unterschiedlichen Quellen enthalten können. Mögliche Quellen sind das Dateisystem, Web-Server oder E-Mail-Server. Den Dokumentengruppen sind Startverzeichnisse, zugeordnet die von der Art der Quelle abhängig sind.

Um die Dokumentengruppen zu verwalten, wählen Sie im Menü „Dokumentengruppen“ aus. Die Seite “Dokumentengruppen” wird geöffnet. Um Zugriff auf diese Seite zu haben, benötigen Sie die Administrationsberechtigung.
In dieser Ansicht werden alle Dokumentengruppen, eventuell auf verschiedenen Seiten, gezeigt. Zu jeder Dokumentengruppen wird das folgende dargestellt:

• die eindeutige Nummer innerhalb der Liste
• der Name der Dokumentengruppen
• eine Kennung „Ja“ bzw. „Nein“, die anzeigt, ob die Dokumentengruppen in letzter Zeit geändert
• Anzahl der gefundenen/indizierten Dokumente
• Anzahl der Duplikate (Dokumente mit gleichem Inhalt)
• aktueller Status der Indizierung
• einige Aktionslinks für diese Dokumentengruppe. Mit diesen Links an die Indizierung gestartet angehalten, bei gestartet oder wiederaufgenommen werden, die Optimierung gestartet werden, sowie Index-Logs und Statistiken angezeigt werden.

Einige spezielle Aktionen können mit den Buttons unterhalb der Liste der angestoßen werden.

Wenn ein Prozess für eine Gruppe ausgeführt wird, ist der Name der Gruppe ausgebaut und für weitere Aktionen nicht verfügbar.

zur Erstellung einer neuen Dokumentengruppen führen Sie bitte folgende Schritte aus:

1. klicken Sie auf den Button “Neue Dokumentengruppe”. Ein Dialogfenster wird geöffnet.
2. Geben Sie den Namen der neuen Dokumentengruppe ein.
3. Geben Sie eine einfache Beschreibung der Dokumentengruppe ein.
4. Markieren Sie die Felder “Suchen” und “Bearbeiten” in den jeweiligen öffentlichen Zugriff zu erlauben.
5. Entfernt sie dem Erklärung bei “komprimierten Cache nutzen:”, wenn der Dokumenten-Cache für diese Dokumentengruppe nicht komprimiert werden soll (Das Feld ist standardmäßig markiert). Dies steigert die Geschwindigkeit der Anzeige, benötigt aber mehr Speicherplatz auf den Festplatten.
6. Klicken Sie auf „Gruppe erstellen.

Wenn sie dem Inhalt der Felder entfernen wollen, um neue Werte einzugeben, klicken Sie auf „Löschen“.

Sie können den Namen und die Beschreibung einer bestehenden Dokumentengruppe mit folgenden Schritten ändern:

1. Klicken Sie auf den Namen der Dokumentengruppe in der Liste auf der Seite „Dokumentengruppen“. Es öffnet sich eine neue Seite.
2. Geben Sie den neuen Namen für die Dokumentengruppen ein.
3. Geben Sie die neue Beschreibung für die Dokumentengruppen ein.
4. Klicken Sie auf „Dokumentengruppe ändern”.

Wenn sie den Inhalt der Felder auf die Ausgangswerte zurücksetzen wollen, klicken Sie auf „zurücksetzen“.

Die Startverzeichnisse der Dokumentengruppen werden benötigt, um dem Crawler -- dem Modul, das einen angegebenen Ort durchsucht und die darin enthaltenen Dokumente feststellt -- den Anfangspunkt für die Suche. Wenigstens ein Startverzeichniss ist nötig, um die Gruppe nutzen zu können. Die Startverzeichnisse für eine Gruppe können verwaltet werden, nachdem auf der Seite „ Dokumentengruppen“ auf den Namen der Gruppe geklickt:

Es erscheint Liste der Startverzeichnisse für diese Dokumentengruppe. Jeder Eintrag der Liste enthält:

• die eindeutige Nummer innerhalb der Liste
• der Dateipfad, die URL bzw. den Namen des E-Mail-Servers
• den Typ des Startverzeichnisse das (Dateisystem, Internet, E-Mail)
• den Typ des E-Mail-Servers (POP3, IMAP), bei E-Mail-Startverzeichnissen
• den Port des E-Mail-Servers, bei E-Mail-Startverzeichnissen
• die Suchtiefe für rekursives Crawlen
• den Typ des Dateipfads (UNC oder Standard), bei Dateien-Startverzeichnissen
• die Anzahl der gefundenen Dokumente
• Aktionslinks "Ändern" und "Löschen" Aktionen mit dem aktuellen Startverzeichnis

weiter enthält die Seite einen Button “neues Startverzeichnis” zum Anliegen weiterer Startverzeichnisse

Am unteren Ende der Seite befinden sich weitere Aktionslinks für die ausgewählte Dokumentengruppe. Damit werden Seiten zur Verwaltung der Zugriffsrechte sowie zum Anzeigen von Index-Logs und Statistiken geöffnet.

Es gibt folgende Typen von Startverzeichnissen:

• URL Web
• File(s)
• E-mail box
• LDAP

Sie können ein URL-Startverzeichnisse mit folgenden Schritten anlegen:

1. Gehen sie zur Seite "Neues Startverzeichnis", indem sie auf den Namen einer Dokumentengruppe und dann den Button „Neues Startverzeichnis“ klicken. Es erscheint ein Dialogfenster.
2. Wählen Sie „ URL“.
3. Geben Sie die Adresse für das Startverzeichnis ein (z. B.: http://www.acme.com).
4. Legen Sie die Suchtiefe fest. Wenn Sie zum Beispiel 3 eingeben, durchsucht DirectInfo nur drei Ebenen. Ab der dritten Ebene werden Hyperlinks nicht mehr verfolgt. Beim Wert 0 wird nur auf der genannten Seite gesucht, Hyperlinks werden nicht verfolgt.
5. Nutzen Sie das Feld "Suche in Domänen" um die Suche auf spezifizierte Domänen einzuschränken. Standardmäßig wird dort der Werte eingetragen, der im Feld "Adresse" steht. Bei obigem Beispiel www.acme.com wird hier die Domäne "acme.com" eingetragen. Das bedeutet, dass nur die Web-Site acme.com durchsucht wird. Wenn dieses Feld leer bleibt und innerhalb der Web-Site Links auf andere Web-Sites stehen, die wiederum Links auf dritte Sites enthalten, und die Suchtiefe unbegrenzt ist, kann es passieren, dass DirectInfo das gesamte Internet durchsucht. Dieses Feld sollte also mit Bedacht genutzt werden.
6. Wenn sie wollen, können Sie im Feld "Domäne ausschließen" einige Domänen geben, die von der Suche ausgeschlossen werden sollen.
7. Drücken Sie den Button "Startverzeichnis erstellen".

Um den Inhalt aller Felder zu entfernen, drücken Sie “Löschen“.

Sie können ein URL-Startverzeichnisse mit folgenden Schritten anlegen:

1. Gehen sie zur Seite "Neues Startverzeichnis", indem sie auf den Namen einer Dokumentengruppe und dann den Button „Neues Startverzeichnis“ klicken. Es erscheint ein Dialogfenster.
2. Wählen Sie "Datei(en)".
3. Geben Sie den Pfad des Startverzeichnisses ein (z.B.: \\docserver\docs).
4. Legen Sie die Suchtiefe fest. Wenn Sie zum Beispiel 3 eingeben, durchsucht DirectInfo nur drei Ebenen. Ab der dritten Ebene werden Unterverzeichnisse nicht mehr durchsucht. Beim Wert 0 wird nur der angegebene Ordner durchsucht, Unterverzeichnisse werden nicht berücksichtigt.
5. Wenn sie wollen, können Sie einige Pfade angeben, die von der Suche ausgeschlossen werden.
6. Entfernen Sie die Markierung von "Als UNC-Pfad definiert", wenn der Pfad kein UNC Pfad ist. Bitte beachten Sie, daß mit diesem Feld der Pfad im Feld „Adresse“ nicht geändert wird. Dieser muss manueller korrigiert werden.
7. Drücken Sie den Button "Startverzeichnis erstellen

Um den Inhalt aller Felder zu entfernen, drücken Sie “Löschen“.

Sie können ein E-Mail-Startverzeichnisse mit folgenden Schritten anlegen:

1. Gehen sie zur Seite "Neues Startverzeichnis", indem sie auf den Namen einer Dokumentengruppe und dann den Button „Neues Startverzeichnis“ klicken. Es erscheint ein Dialogfenster.
2. Wählen Sie den Typ "E-mail Box".
3. Geben Sie den Namen des E-Mail-Servers ein (z.B.: mailserver.mycompany.com).
4. Geben Sie den Typ des Mail-Servers an. Sie können entweder  IMAP oder POP3 auswählen.
5. Geben Sie den Port an, auf dem Meere E-Mail-Server die Anfragen entgegennimmt.
6. Geben Sie den Benutzer ein, dessen Mailbox indiziert werden soll.
7. Geben Sie das Passwort für die Mailbox an
8. Drücken Sie den Button "Startverzeichnis erstellen".

Um den Inhalt aller Felder zu entfernen, drücken Sie “Löschen“.

Sie können ein LDAP-Startverzeichnisse mit folgenden Schritten anlegen:

1. Gehen sie zur Seite "Neues Startverzeichnis", indem sie auf den Namen einer Dokumentengruppe und dann den Button „Neues Startverzeichnis“ klicken. Es erscheint ein Dialogfenster.
2. Wählen Sie den Typ "LDAP".
3. Geben Sie den Namen des LDAP-Hosts ein.
4. Geben Sie den Port des LDAP-Hosts an.. standardmäßig ist der nicht-SSL-Port für LDAP-Server 389. SSL-Kommunikation wird noch nicht unterstützt, es muss also der nicht-SSL-Port angegeben werden.
5. Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort für die Anmeldung beim LDAP-Server ein.
6. Geben Sie das Base-Verzeichnis des LDAP-Servers ein. Z.B ähnlich dem folgenden: "DC=ACME,DC=COM". Wenn Sie das Verzeichnis nicht kennen, fragen Sie Serveradministrator nach.
7. Das Feld "LDAP query" definiert die LDAP-Abfrage, mit der die Daten vom LDAP-Server geholt werden. Die so geholten Daten werden von DirectInfo indiziert. Das Feld ist mit einer Abfrage vorbelegt, die alle Kontakte und Anwender holt.  Wahrscheinlich vollen Sie diese Anfrage ändern. Dazu klicken Sie auf Edit und geben die neue Abfrage in das Feld ein.
8. Drücken Sie den Button "Startverzeichnis erstellen".

Um den Inhalt aller Felder zu entfernen, drücken Sie “Löschen“.

Sie können ein bestehendes Startverzeichnisse mit folgenden Schritten ändern:

1. Gehen sie zur Seite "Neues Startverzeichnis", indem sie auf den Namen einer Dokumentengruppe und dann auf „Ändern“ für das gewünschte Startverzeichnis klicken. Es erscheint ein Dialogfenster.
2. Ändern Sie die gewünschten Werte. Die Beschreibung der Werte finden Sie oben beim anlegen der entsprechenden Startverzeichnisse..
3. Ändern Sie die Suchtiefe.
4. Geben Sie weitere Pfade ein, die Sie von der Indizierung ausschließen wollen.
5. Setzen oder entfernen Sie die Markierung der Checkbox “Als UNC-Pfad definiert:”, je nachdem, wie das Verzeichnis definiert wurde.
6. Drücken Sie den Button "Startverzeichnis ändern".

Bitte beachten Sie, dass sie den Typ eines bestehenden Startverzeichnisses nicht ändern können.

Um den Inhalt aller Felder auf die ursprünglichen Werte zurückzusetzen,, drücken Sie “Zurücksetzen“.

Index-Logs der Dokumentengruppen gespeicherten Informationen über Fehler, die während der Indizierung aufgetreten sind. Die log sind nützlich, um Probleme zu identifizieren, die bestimmte Dokumente betreffen, die nicht indiziert wurden.

Jeder Index-Log hat ein eigenes Start- und Endedatum, das den Zeitraum angibt, indem die Indizierungssitzung stattgefunden hat. Sie können sich eine Zusammenfassung oder die gesamten Log-Dateien anschauen.

die Zusammenfassung zeigt eine Liste der unterschiedlichen Fehler, die bei der Indizierung aufgetreten sind. Zu jedem Fehler wird angezeigt, wie viele Dokumente von diesem Fehler betroffen sind.
 Wenn sie auf die Fehlermeldung klicken, erhalten Sie eine Liste der Dokumente zu diesem Fehler.

die kompletten Log-Dateien zeigen detailliertere Informationen über die Fehler, die während der Indizierung aufgetreten sind. Jeder Eintrag der Fehlerliste enthält:

• Datum und Uhrzeit des Fehlers
• die Fehlermeldung
• das Dokuments, das von dem Fehler betroffen ist, mit Pfadangabe

Während der Indizierung werden statistische Daten gesammelt. Diese Daten sind nützlich, um Dokumenten drücken oder einzelne Dokumente zu finden, die für die Indizierung am meisten Zeit benötigen. Es stehen zwei Statistikberichte zur Verfügung: Zusammenfassung und Details.

Die zusammengefasste Statistik enthält die Dauer der Indizierung der gesamten Dokumentengruppe und eine Liste aller indizierten Dokumententypen. Jeder Eintrag der Liste enthält:

• eindeutige Nummer innerhalb der Liste
• Bezeichnung des Dokumententyps, oder die Dateinamenerweiterung, wenn der Typ unbekannt ist
• die längste Dauer der Indizierung eines einzelnen Dokumentes
• die durchschnittliche Dauer der Indizierung je Dokument

Um auf Detailansicht zu wechseln, klicken Sie auf „Details“oben rechts auf der Seite.

Die detailliertere Statistik enthält die Gesamtdauer der Indizierung sowie einen Eintrag für jedes indizierte Dokument der Dokumentengruppe. Jeder Eintrag der Liste enthält:

• eindeutige Nummer in der Liste
• Name und Pfad des Dokuments
• Bezeichnung des Dokumententyps, oder die Dateinamenerweiterung, wenn der Typ unbekannt ist
• Dauer der Indizierung dieses Dokuments
• Größe des Dokuments
• Zeitpunkt, an dem die Indizierung des Dokuments begonnen wurde

Um auf die zusammenfassende Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf „Zusammenfassung“ oben rechts auf der Seite.

DirectInfo bietet auch die Möglichkeit, Duplikate von Dateien (Dateien mit demselben Inhalt) zu finden.
Um diese Funktion zu nutzen, wählen Sie „Duplikate“ aus der Menüleiste.
Auf der dann erscheinenden Seite geben Sie einfach einige Dateipfade einen und drücken „Finde Duplikate“
Dann erscheint eine Liste aller mehrfach vorhandenen Dateien, wobei unter jeder Datei die einzelnen Duplikate aufgelistet sind.
Um Duplikate einer bestimmten Datei zu suchen, geben Sie den Namen in das Feld “Duplikate von“ ein. Hierbei können Sie auch Platzhalter nutzen.

Gleichzeitig wird auf dieser Seite die Anzahl der Duplikate innerhalb einzelner Dokumentengruppen angezeigt. Diese Anzahl wird während der Indizierung berechnet, sofern die Funktion zur Duplikatsuche eingeschaltet ist.

Es gibt eine größere Anzahl von benutzerbezogenen Parametern, mit denen sie DirectInfo an ihre Wünsche und Nutzungsgewohnheiten anpassen können.
Die Seite mit den Einstellungen erreichen Sie über den Menüpunkt „Einstellungen“.
Die einzelnen Einträge enthalten:

• eindeutige Zeilennummer innerhalb der Liste
• Bezeichnung des Parameters
• ein Kennzeichen, ob für die Parameter ein Wert erforderlich ist
• den aktuellen Wert des Parameters
• einen Link "Ändern" zum Ändern des Parameters

Standardwert

Beschreibung

Sie können Parameter folgendermaßen ändern:

1. gehen sie zur Seite "Einstellungen".
2. Wählen Sie den Parameter, denen sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Ändern". Ein Dialogfenster wird geöffnet.
3. Geben Sie den neuen Wert einen oder wählen Sie einen Wert aus der Liste der verfügbaren Werte aus.
4. Drücken Sie “Parameter aktualisieren”, um die Änderung zu übernehmen.

In den ursprünglichen Wert wieder anzuzeigen, drücken Sie auf “Zurücksetzen"

In der Systemkonfiguration werden einige Parameter definiert, die von der Anwendung genutzt werden und die das Verhalten der Anwendung in bestimmten Situationen festlegen. Die Systemkonfiguration kann nur von Benutzern mit Administrationsrechten geändert
Die Systemkonfiguration wird mit den Menüpunkt „ Systemkonfiguration“ aufgerufen.

Die Einträge der Parameterliste enthalten:

• eindeutige Nummer innerhalb der Liste
• Bezeichnung des Parameters
• ein Kennzeichen, ob für die Parameter ein Wert erforderlich ist
• den aktuellen Wert des Parameters
• einen Link "Ändern" zum Ändern des Parameters

Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung der Systemparameter:

Sie können die Systemparameter folgendermaßen ändern:

1. gehen sie zur Seite "Systemparameter".
2. Wählen Sie den Parameter, denen sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Ändern". Ein Dialogfenster wird geöffnet.
3. Geben Sie den neuen Wert einen oder wählen Sie einen Wert aus der Liste der verfügbaren Werte aus.
4. Drücken Sie “Parameter aktualisieren”, um die Änderung zu übernehmen.

Um die ursprünglichen Werte wieder anzuzeigen, drücken Sie auf “Zurücksetzen“.

Mit Zeitplänen könne wiederkehrende administrative Aktionen in DirectInfo definiert werden. Beispielsweise können Sie damit festlegen, wann eine Dokumentengruppe er erneut indiziert werden soll und wann dieses regelmäßig wiederholt werden soll, oder wann DirectInfo sich selbst optimieren soll, indem es Statistiken über seine Daten sammelt.
Diese Funktionalität ist nur verfügbar, wenn sie Administrationsberechtigung haben.

Um einen neuen Zeitplan zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Gehen sie zur Seite „Zeitpläne“bei, indem sie im Menü „ Zeitpläne“ auswählen. Dort drücken Sie den Button „Neuer Zeitplan”. Ein Dialogfenster erscheint.
2. Im Feld Bereich können Sie eine Dokumentengruppe eingeben, für die der Zeitplan gelten soll. Alternativ können Sie festlegen, dass der Zeitplan für die gesamte Anwendung und nicht nur für eine Dokumentengruppe gelten soll. Dazu wählen Sie “<<Anwendungsebene>>” aus.
3. Wählen Sie aus der Liste einen Prozess aus. Dokumentengruppen können Sie „Crawling und Indizierung“, „Nur Indizieren“ und „Optimieren“ auswählen. Auf Applikationsebene steht nur „ Tabellenstatistiken erfassen” zur Verfügung.
4. Geben Sie das Startdatum ein oder drücken Sie den Kalender-Button, um ein Datum aus dem Kalender zu wählen.
5. Geben Sie die Startzeit ein.
6. Geben Sie das Enddatum ein oder drücken Sie den Kalender-Button, um ein Datum aus dem Kalender zu wählen.
7. Geben Sie den Endzeitpunkt ein.
8. Drücken Sie „Speichern“, um den neuen Zeitplan zu speichern.

Um die Felder zu löschen bzw. den Standardwert wieder anzuzeigen, drücken Sie auf “Löschen“.

Um einen Zeitplan zu ändern, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Gehen sie zur Seite „Zeitpläne“bei, indem sie im Menü „ Zeitpläne“ auswählen. Dort klicken Sie bei dem Zeitplan, den sie ändern wollen, auf „Ändern”. Ein Dialogfenster erscheint.
2. Ändern Sie das Startdatum oder drücken Sie den Kalender-Button, um ein Datum aus dem Kalender zu wählen.
   
3. Ändern Sie die Startzeit
4. Ändern Sie das Enddatum oder drücken Sie den Kalender-Button, um ein Datum aus dem Kalender zu wählen.
5. Ändern Sie Sie den Endzeitpunkt.
6. Drücken Sie „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Um die Felder zu löschen bzw. den Standardwert wieder anzuzeigen, drücken Sie auf “Löschen“.

um die Benutzer recht die vorbestimmte Aktionen und Dokumentengruppen einzuschränken, muss der Administrator eine Sicherheitsstrategie einführen. Die Seite zur Verwaltung der Benutzerberechtigungen wird mit dem Menüpunkt „Rechte“ aufgerufen. Diese Seite besteht aus zwei Teilen:

1. Benutzerverwaltung
2. Benutzergruppenverwaltung

Sie können zwischen den beiden Ansichten wechseln, indem sie den Link rechts oben anklicken.

Die Benutzerverwaltung umfasst das Anlegen, die Änderung und das Löschen eines Benutzers, die Zuordnung des Benutzers zu einer Benutzergruppe, die Verwaltung der Benutzerzugangsrechte für eine Dokumentengruppe. Alle diese Aktionen können von der Seite “Benutzerverwaltung” ausgeführt werden. Sie zeigt eine Liste aller Benutzer. Jede Zeile beinhaltet:

• eindeutige Zeilennummer innerhalb der Liste
• Benutzername
• Aktions-Links für Aktionen, die weiter unten beschrieben sind.

Sie können eine neuen Benutzer anlegen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

• Gehen sie zur Seite "Benutzer" und drücken "Neuer Benutzer". Ein Dialogfenster erscheint
• Geben Sie einen eindeutigen Benutzernamen ein. Wenn der Name schon existiert, erscheint eine Fehlermeldung.
• Geben Sie ein Passwort für den neuen Benutzer ein. Der Benutzer kann dieses Passwort später selbst ändern.
• Geben Sie den Vornamen des Benutzers ein. Dieses Feld kann leer bleiben.
• Geben Sie den Nachnamen des Benutzers ein. Dieses Feld kann leer bleiben.
• Drücken Sie „Benutzer anlegen“.

Um die Felder zu löschen, drücken Sie auf “Löschen“.

Sie können einen existierenden Benutzer indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Gehen Sie zur Seite “Benutzer“ und klicken Sie den Link „Ändern“. Ein neues Pop-up Fenster erscheint.
• Ändern Sie den Benutzernamen.Wenn ein solcher Name schon besteht, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
• Ändern Sie das Passwort. Der Benutzer kann es später selbst ändern.
• Ändern Sie den ersten Namen des Benutzers.
• Ändern Sie den letzten Namen des Benutzers.
• Klicken Sie den Knopf  “Benutzer ändern”.

Um alle Felder zurückzusetzen, klicken Sie den Knopf “Zurücksetzen“.

Durch die folgenden Schritte können Sie die Benutzergruppen ändern, zu der ein Benutzer gehört.

• Gehen Sie zur Seite „Benutzer“ und klicken Sie den Link „Benutzergruppen ändern". Eine neue Seite wird angezeigt.
• Wählen Sie die Benutzergruppe aus der Liste „Verfügbare Benutzergruppen“ aus.
• Klicken Sie den Knopf mit dem Pfeil nach rechts, um die ausgewählte Benutzergruppe zur Liste „Markierte Benutzergruppen“ zu übertragen.

So wird der Benutzer sofort der ausgewählten Benutzergruppe zugeordnet. Auch durch einen Doppelklick auf eine Benutzergruppe kann der Benutzer der Gruppe zugeordnet werden.

Sie können einen Benutzer aus einer Benutzergruppe durch die folgenden Schritte ausschließen:

• Gehen Sie zur Seite „Benutzer“ und klicken Sie den Link „Benutzergruppen ändern“. Eine neue Seite wird angezeigt.
• Wählen Sie die Benutzergruppe aus der Liste „Markierte Benutzergruppen“ aus.
• Klicken Sie den Knopf mit dem Pfeil nach links, um die ausgewählte Benutzergruppe zur Liste „Verfügbare Benutzergruppen“ zu übertragen.

So wird der Benutzer sofort aus der gewählten Benutzergruppe ausgeschlossen. Auch durch einen Doppelklick auf eine Benutzergruppe kann der Benutzer aus einer Gruppe ausgeschlossen werden.

Bitte, beachten Sie, dass die Übertragung einer Benutzergruppe sofort erfolgt und nicht bestätigt werden muss!

• Gehen Sie zur Seite "Benutzer" und klicken auf den Link "Berechtigungsmaske zuordnen" in der Zeile des gewünschten Benutzers;
• ein Popup-Fenster mit der Liste der Berechtigungsmasken erscheint;
• durch klicken auf den Link mit dem Namen der Berechtigungsmaske wird diese dem Benutzer zugeordnet. Das Fenster schließt automatisch.

• Gehen Sie zur Seite "Benutzer" und klicken auf den Link "Berechtigungsmaske entfernen" in der Zeile des gewünschten Benutzers;
• die Zuordnung der Berechtigungsmaske zum Benutzer wird entfernt.

• Gehen Sie zur Seite "Benutzer" und klicken auf den Link "Netzwerkuser abbilden"  in der Zeile des gewünschten Benutzers;
• ein Popup-Fenster erscheint, in dem auf der linke Seite die Liste der verfügbaren Netzwerkuser angezeigt wird;
• Wählen Sie einen Netzwerkuser in der linke Box aus und drücken den Button ">" um diesen in die rechte Box (der Liste der abgebildeten Netzwerkuser) zu übertragen;
• wenn Sie einen Netzwerkuser aus der Liste der abgebildeten Netzwerkuser entfernen wollen, markieren Sie diesen in der rechten Box und drücken den Button"<";

Die Benutzergruppenverwaltung dient der Erstellung und dem Löschen von Benutzergruppen, der Zuordnung eines Benutzers zu Benutzergruppen, der Zuweisung von Rollen zu Benutzergruppen und der Verwaltung von Benutzergruppenrechten für Dokumentengruppen.

Alle diese Aktionen können von der Seite „Benutzergruppe“ Seite aus ausgeführt werden. Sie zeigt eine Liste aller Benutzer. Jede Zeile enthält:

• Eindeutige Zeilennummer in der Liste
• Benutzergruppenname
• Links “Benutzer ändern”, “Rollen ändern”, „Dokumentengruppen ändern“, „Ändern“ und „Löschen“, die die genannten Aktionen starten.

Sie können eine neue Benutzergruppe durch die folgenden Schritte erstellen:

• Gehen Sie zur Seite „Benutzergruppen“ und klicken Sie den Knopf „Neue Benutzergruppe“. Ein Dialogfenster wird geöffnet.
• Geben Sie einen eindeutigen Namen der Benutzergruppe ein. Wenn ein solcher Name schon existiert, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
• Klicken Sie den Knopf “Gruppe erstellen”

Um den Inhalt aller Felder zu entfernen, klicken Sie den Knopf “Löschen”.

Sie können die Benutzer einer Benutzergruppe durch die folgenden Schritte ändern:

• Gehen Sie zur Seite „Benutzergruppen” und klicken Sie den Link „Benutzer ändern. Eine neue Seite wird angezeigt.
• Wählen Sie den Benutzer aus der Liste “Verfügbare Anwender“ aus.
• Klicken Sie den Knopf mit dem rechten Pfeil, um den ausgewählten Benutzer zur Liste „Ausgewählte Anwender“ zu übertragen.

So wird der Benutzer sofort der ausgewählten Benutzergruppe zugeordnet. Auch durch einen Doppelklick auf einen Benutzer kann der Benutzer der Gruppe zugeordnet werden.

Sie können einen Benutzer aus einer Benutzergruppe durch die folgenden Schritte ausschließen:

• Gehen Sie zur Seite “Benutzergruppen“ und klicken Sie den Link „Benutzer ändern“. Eine neue Seite wird angezeigt.
• Wählen Sie den Benutzer aus der Liste „Ausgewählte Benutzer“ aus.
• Klicken Sie den Knopf mit dem linken Pfeil, um den ausgewählten Benutzer zur Liste „Verfügbare Benutzer“ zu übertragen.

So wird der Benutzer sofort aus der ausgewählten Benutzergruppe ausgeschlossen. Auch durch einen Doppelklick auf einen Benutzer kann der Benutzer aus einer Gruppe ausgeschlossen werden.

Bitte, beachten Sie, dass die Übertragung eines Benutzers sofort erfolgt und nicht bestätigt werden muss!

Sie können die Rollen einer existierenden Benutzergruppe durch die folgenden Schritte ändern:

• Gehen Sie zur Seite „Benutzergruppen“ und klicken Sie den Link „Rolle ändern“. Eine neue Seite wird angezeigt.
• Wählen Sie eine Rolle aus der Liste „Verfügbare Benutzerrollen“ aus.
• Klicken Sie den Knopf mit dem rechten Pfeil, um die ausgewählte Rolle zur Liste „Gewählte Benutzerrollen“ zu übertragen.

So wird die Rolle sofort dieser Gruppe zugewiesen. Auch durch einen Doppelklick auf eine Rolle kann der Benutzer der Gruppe zugeordnet werden.

Sie können eine Rolle aus einer Benutzergruppe durch die folgenden Schritte ausschließen:

• Gehen Sie zur Seite “Benutzergruppen“ und klicken Sie den Link „Rolle ändern“. Eine neue Seite wird erscheinen.
• Wählen Sie eine Rolle aus der Liste „Gewählte Benutzerrollen“ aus.
• Klicken Sie den Knopf mit dem linken Pfeil, um die ausgewählte Rolle zur Liste „Verfügbare Benutzerrollen“ zu übertragen.

So wird die Rolle sofort der ausgewählten Benutzergruppe entzogen. Auch durch einen Doppelklick auf eine Rolle kann diese Rolle der Gruppe entzogen werden.

Bitte, beachten Sie, dass die Übertragung einer Benutzerrolle sofort erfolgt und nicht bestätigt werden muss!

• Dokumente: Ein Liste ausgewählter Dokumente, definiert durch Ort und Name;
• Dokumentengruppe: Eine Liste von Dokumentengruppen definiert durch ihre Namen. Eine Berechtigung dieses Typs enthält alle Dokumente, die zum Zeitpunkt der Suche in den  Dokumentengruppen enthalten sind, auch wenn sie erst nach dem definieren der Berechtigung hinzukommen;
• Startverzeichnisse: Ein Liste von Startverzeichnissen einer Dokumentengruppe. Eine Berechtigung dieses Typs gilt für alle zum Zeitpunkt der Suche in diesen Startverzeichnissen enthaltenen Dokumente;
• Alles: erlaubt Zugriff auf alle Dokumente in DirectInfo, auch wenn sie später hinzugefügt werden.;

• Eindeutige Zeilennummer;
• Name der Berechtigungsmaske. Der Name ist als Link dargestellt. Mit einem Klick darauf kann man die Berechtigungen der Berechtigungsmaske anzeigen.
  
• Beschreibung der Berechtigungsmaske;
• Benutzername des Besitzers der Berechtigungsmaske;
• Links "Ändern", "Löschen", "Benutzer zuordnen" und  "Benutzer entfernen", mit denen die genannten Aktionen ausgeführt werden.

• Gehen Sie zur Seite "Berechtigungsmasken" und drücken den Button "Neue Berechtigungsmaske". Ein Popup-Fenster erscheint.
  
• Geben Sie einen Namen für die neue Berechtigungsmaske ein. Falls es schon eine Berechtigungsmaske mit diesem Namen gibt, erscheint eine Fehlermeldung.
• Geben Sie eine kurze Beschreibung der Berechtigungsmaske ein (beispielsweise welche Berechtigungen die Maske enthält);
• Klicken Sie auf "Benutzer wählen" um den Besitzer der Berechtigungsmaske auszuwählen. Es erscheint ein Popup-Fenster mit der Liste der DirectInfo-Benutzer. Durch Klicken auf einen Namen wird dieser ins Feld "Besitzer" übernommen, das Popup-Fenster wird automatisch geschlossen.
• Wenn Sie eine Berechtigungsmaske erstellen wollen, die nicht einem bestimmten Benutzer zugeordnet ist, klicken Sie auf "Allgemeinen Zugriff erlauben".Dann erscheint im Feld "Besitzer" "PUBLIC";
  
• Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, drücken Sie "Erstellen", um die so definierte Berechtigungsmaske anzulegen.

• Gehen Sie zur Seite "Berechtigungsmasken" und drücken den Link "Ändern". Ein Popup-Fenster erscheint.
  
• Ändern Sie den Namen der Berechtigungsmaske. Wenn der eingegebene Name bereits für eine andere Berechtigungsmaske vergeben ist, erscheint eine Fehlermeldung.
  
• Ändern Sie die Beschreibung der Berechtigungsmaske.
  
• Klicken Sie auf den Link "Benutzer wählen", um den Besitzer der Berechtigungsmaske zu ändern, Es erscheint ein Popupfenster mit der Liste der Benutzer. Durch klicken auf einen Namen wird dieser Benutzer ausgewählt und ins Feld Besitzer übernommen. Anschließend wird die Liste automatisch geschlossen.
• Wenn die Berechtigungsmaske für alle Nutzer gelten soll, klicken Sie auf den Link "Allgemeinen Zugriff erlauben". Im Feld Besitzer erscheint "PUBLIC".
  
• Wenn Sie die Änderungen speichern wollen, drücken Sie auf  "Ändern".

• Gehen Sie zur Seite "Berechtigungsmasken"
  
• Drücken den Link "Löschen" bei der Berechtigungsmaske, die Sie löschen wollen;
  
• Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Bestätigungsmeldung.
  

• Gehen Sie zur Seite "Berechtigungsmasken" und klicken auf den Link "Benutzer zuordnen" in der Zeile der Berechtigungsmaske, der ein Benutzer zugeordnet werden soll.
• Es erscheint ein Popupfenster mit der Liste der verfügbaren Benutzer (die dieser Berechtigungsmaske noch nicht zugeordnet sind).
• Markieren Sie die Ankreuzfelder bei den Benutzer, die Sie der Berechtigungsmaske zuordnen möchten.
  
• Drücken Sie auf "Benutzer zuordnen", um Ihre Auswahl zu speichern. Anschließend wird die Liste automatisch geschlossen.
  

• Gehen Sie zur Seite "Berechtigungsmasken" und klicken auf den Link "Benutzer entfernen" in der Zeile der Berechtigungsmaske, bei der eine Zuordnung entfernt werden soll.
• Es erscheint ein Popupfenster mit der Liste der Benutzer, die der Berechtigungsmaske zugeordnet sind..
• Markieren Sie die Ankreuzfelder bei den Benutzer, deren Zuordnung zur Berechtigungsmaske Sie entfernen möchten.
• Drücken Sie auf "Benutzer entfernen", um Ihre Auswahl zu speichern. Anschließend wird die Liste automatisch geschlossen.

• Eindeutige Zeilennummer;
• Name des Inhalts der Berechtigung
• Typ des Inhalts der Berechtigung
• Sichtbarkeit des Berechtigungsinhalts (Ja / Nein)
• Datum, an dem die Berechtigung erstellt wurde
• Name des Benutzers, der die Berechtigung definiert hat
• Link "Löschen", mit dem die Berechtigung gelöscht werden kann

1. Festlegen der Dokumente, für die eine Berechtigung definiert werden soll. Dies kann durch Auswahl von Dokumenten, Dokumentengruppe bzw. von Startverzeichnissen geschehen. Alternativ kann auch Alles gewählt werden.
   
2. Festlegen der Benutzer, für die die Berechtigung gelten soll.
3. Wahl der Sichtbarkeit der ausgewählten Dokumente für die gewählten Benutzer: Sichtbar bedeutet, dass die Benutzer die Dokumente beim Suchen als Ergebnis angezeigt bekommen können. Unsichtbar bedeuten, das die Benutzer die Dokumente beim Suchen nicht im Suchergebnis angezeigt bekommen.
   

• Öffnen Sie die Seite "Berechtigungen", indem Sie eine Berechtigungsmaske auf der Seite "Berechtigungsmasken" auswählen;
• Drücken Sie auf "Neue Berechtigung". Ein weiteres Fenster erscheint, in dem die Dokumente für die Berechtigung ausgewählt werden können;
• Klicken Sie auf einen der Links "Suchergebnisse", "Dokumentengruppen" oder "Alles" um die entsprechende Maske zum festlegen einer Auswahl zu öffnen. Standardmäßig wird die Maske "Suchergebnisse" angezeigt.
  Bei "Suchergebnisse" suchen Sie zunächst wie gewohnt einige Dokumente. Im Suchergebnis wählen Sie die Dokumente für die neue Berechtigung aus, indem Sie die Ankreuzfelder neben dem Dokumentennamen markieren.
  Beim "Dokumentengruppen" wählen Sie die Dokumentengruppen für die neue Berechtigung aus, indem Sie die Ankreuzfelder neben dem Dokumentengruppennamen markieren.
  Bei "Alles" ist keine weitere Auswahl erforderlich. Hierbei wird sofort die Auswahl der Sichtbarkeit angezeigt;
  
• Klicken Sie auf "Weiter >" um zum nächsten Schritt zu gelangen; Falls Sie weder Dokumente noch Dokumentengruppen ausgewählt haben, erscheint eine Meldung. Die nächste Seite kann nicht aufgerufen werden, bevor eine Auswahl getroffen wurde;
• Wählen Sie mit den Radioknöpfen die Sichtbarkeit aus;
  
• Drücken Sie auf "Fertigstellen" um die Änderungen zu speichern, oder Drücken Sie auf  "< Zurück", um zur vorhergehenden Seite zurückzukehren und Ihre Auswahl zu ändern.

• Geben Sie wie gewohnt eine Suche ein und führen Sie die Suche mit "Suche" aus;
• Wählen Sie aus dem Suchergebnis die gewünschten Dokumente aus, indem Sie die Ankreuzfelder markieren. DirectInfo merkt sich Ihre Auswahl, auch wenn Sie weitere Seiten des Suchergebnisses aufrufen. So können Sie Dokumente von verschiedenen Ergebnisseiten für die Berechtigungen auswählen;
  
• Drücken Sie auf "Berechtigung definieren" unten auf der Ergebnisseite. Ein neues Fenster mit der Liste der Benutzer erscheint.
  
• In diesem Fenster wählen Sie die Benutzer aus, für die die neue Berechtigung gelten soll. DirectInfo merkt sich Ihre Auswahl, auch wenn Sie weitere Seiten aufrufen. So können Sie Benutzer von verschiedenen Seiten für die Berechtigungen auswählen;
  
• Drücken Sie "Weiter >". Falls Sie keine Benutzer ausgewählt haben, erscheint eine Meldung.
  
• Wählen Sie mit den Radioknöpfen die Sichtbarkeit aus;
  
• Drücken Sie auf "Fertigstellen" um die Änderungen zu speichern, oder Drücken Sie auf  "< Zurück", um zur vorhergehenden Seite zurückzukehren und Ihre Auswahl zu ändern.

• Öffnen Sie die Seite "Dokumentengruppen" aus dem Menü;
• Wählen Sie eine oder mehrere Dokumentengruppen aus, indem Sie die entsprechenden Ankreuzfelder markieren. DirectInfo merkt sich Ihre Auswahl, auch wenn Sie weitere Seiten aufrufen. So können Sie Dokumentengruppen von verschiedenen Seiten für die Berechtigungen auswählen;
• Drücken Sie auf "Berechtigung definieren" unten auf der Ergebnisseite. Ein neues Fenster mit der Liste der Benutzer erscheint.
  
• In diesem Fenster wählen Sie die Benutzer aus, für die die neue Berechtigung gelten soll. DirectInfo merkt sich Ihre Auswahl, auch wenn Sie weitere Seiten aufrufen. So können Sie Benutzer von verschiedenen Seiten für die Berechtigungen auswählen;
  
• Drücken Sie "Weiter >". Falls Sie keine Benutzer ausgewählt haben, erscheint eine Meldung.
  
• Wählen Sie mit den Radioknöpfen die Sichtbarkeit aus;
  
• Drücken Sie auf "Fertigstellen" um die Änderungen zu speichern, oder Drücken Sie auf  "< Zurück", um zur vorhergehenden Seite zurückzukehren und Ihre Auswahl zu ändern.

• Öffnen Sie die Seite "Dokumentengruppen" aus dem Menü;
• Klicken Sie auf den Namen der gewünschten Dokumentengruppe, es erscheint die Liste der Startverzeichnisse dieser Dokumentengruppe;
• Markieren Sie ein oder mehrere Startverzeichnisse der Liste;
  
• Drücken Sie auf "Berechtigung definieren" unten auf der Ergebnisseite. Ein neues Fenster mit der Liste der Benutzer erscheint.
• In diesem Fenster wählen Sie die Benutzer aus, für die die neue Berechtigung gelten soll. DirectInfo merkt sich Ihre Auswahl, auch wenn Sie weitere Seiten aufrufen. So können Sie Benutzer von verschiedenen Seiten für die Berechtigungen auswählen;
  
• Drücken Sie "Weiter >". Falls Sie keine Benutzer ausgewählt haben, erscheint eine Meldung.
  
• Wählen Sie mit den Radioknöpfen die Sichtbarkeit aus;
  
• Drücken Sie auf "Fertigstellen" um die Änderungen zu speichern, oder Drücken Sie auf  "< Zurück", um zur vorhergehenden Seite zurückzukehren und Ihre Auswahl zu ändern.

• Öffnen Sie die Seite "Benutzer" aus dem Menü "Rechte";
• Wählen Sie die Benutzer aus, für die die neue Berechtigung gelten soll. DirectInfo merkt sich Ihre Auswahl, auch wenn Sie weitere Seiten aufrufen. So können Sie Benutzer von verschiedenen Seiten für die Berechtigungen auswählen;
• Drücken Sie auf "Berechtigung definieren" unten auf der Seite. Ein weiteres Fenster erscheint, in dem die Dokumente für die Berechtigung ausgewählt werden können;
• Klicken Sie auf einen der Links "Suchergebnisse", "Dokumentengruppen" oder "Alles" um die entsprechende Maske zum festlegen einer Auswahl zu öffnen. Standardmäßig wird die Maske "Suchergebnisse" angezeigt.
  Bei "Suchergebnisse" suchen Sie zunächst wie gewohnt einige Dokumente. Im Suchergebnis wählen Sie die Dokumente für die neue Berechtigung aus, indem Sie die Ankreuzfelder neben dem Dokumentennamen markieren.
  Beim "Dokumentengruppen" wählen Sie die Dokumentengruppen für die neue Berechtigung aus, indem Sie die Ankreuzfelder neben dem Dokumentengruppennamen markieren.
  Bei "Alles" ist keine weitere Auswahl erforderlich. Hierbei wird sofort die Auswahl der Sichtbarkeit angezeigt;
  
• Klicken Sie auf "Weiter >" um zum nächsten Schritt zu gelangen; Falls Sie weder Dokumente noch Dokumentengruppen ausgewählt haben, erscheint eine Meldung. Die nächste Seite kann nicht aufgerufen werden, bevor eine Auswahl getroffen wurde;
• Wählen Sie mit den Radioknöpfen die Sichtbarkeit aus;
  
• Drücken Sie auf "Fertigstellen" um die Änderungen zu speichern, oder Drücken Sie auf  "< Zurück", um zur vorhergehenden Seite zurückzukehren und Ihre Auswahl zu ändern.

• Öffnen Sie die Seite "Berechtigungen", indem Sie eine Berechtigungsmaske auf der Seite "Berechtigungsmasken" auswählen;
• Drücken den Link "Löschen" bei der Berechtigungsmaske, die Sie löschen wollen;
  
• Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Bestätigungsmeldung.